회사에서 데이터 만들기 - 엑셀 데이터 작성과 관련하여(1)(표만들기, 여백수정)

회사원이라면, 엑셀자료를 만드는 것은 기본 중의 기본일 것입니다.

유튜브나 포털사이트에 엑셀이라고만 쳐도, 엄청난 자료들이 넘쳐납니다.

 

저도 회사업무를 하면서 그런 자료를 많이 참조하곤 하는데, 대부분 내용을 보면, 함수를 설명하는 것을 기본으로 하고있고, 예를 드는 것도 모두 실제 업무내용과는 좀 거리가 있어서, 한참을 다시 생각하고 찾아봐야 하는 부분이 있었습니다. 특히나, "무슨 값을 반환한다"는 것이 머리에 잘 안들어와서 뭐가 뭔지 좀 헤맸던 기억도 있습니다.

 

엑셀이든 뭐든 데이터가 나오려면, 필요한 양식의 결정이 우선이 되어야 합니다. (데이터는 상대방과 공유하는 목적도 있기 때문에, 다른 연관업무에도 활용이 되도록 최대한 간략하고 보기 쉽게 만들어야 하겠지요.)

 

군대에서 행정병들이 예전에 자 하나만 가지고 척척 표를 만드는 것을 보고 상당히 신기해했던 적도 있습니다. 머릿속에 저장된 양식이 자놀림에 따라 표현이 되었었지요. 회사생활 초창기에 상관이 "이렇게 이렇게 표를 만들어"라고 하면서 A4지에 쓱쓱 그리는 것을 봤을 겁니다. 전 그게 그렇게 신기했었어요.

 

그렇게 자료를 만들어내려면, 우선 그런 자료를 많이 만들어봐야 합니다. 우선 엑셀로 계산하지 않는 활용법입니다.

 

1) 출장계획 중 항공일정표 만들기

 

엑셀은 수식만 쓰는게 아니라, 일정표를 만들어 정리하기에도 매우 적합한 프로그램입니다.

워드로 표만들기해서 이것저것 추가하며 지저분해지지 않고, 또 셀의 한계를 넘겼다고  텍스트 줄바꿈이라도 일어나면 엉망이 되는데, 엑셀은 그런게 없거든요.

그래서, 엑셀을 사용하면 매우 편리한데, 항공일정표는 그 대표적인 예가 되겠지요.

출장자료를 엑셀로 활용해도 여러 탭으로 구분하여 자료를 정리할 수 있어서 편하기도 합니다.

 

각설하고, 워드든, 엑셀이든 항공일정표를 만든다면 무엇이 표에 나타나야 하는지 생각해봅시다.

 

a. 언제 갔다, 언제 올 것인가? : 출국일시 / 귀국일시

b. 어디로 가는 것인가? 항공경로 (출발일시 / 경유지 / 도착일시)

c. 어디에서 비행기를 타는 것인가? 출국공항명 / 도착공항명

d. 어떤 비행기를 타는 것인가? 항공사명 / 항공편명

e. 누구를 만나는 것인가? 방문업체 / 픽업여부 / 픽업자 명단 및 연락처

 

위와 같이 생각을 했다면, 표를 한번 구성해봅시다.

- 위에서 아래로 시간이 흐르는 것으로 하고, 출국을 맨위, 귀국을 맨 아래로 합니다. 그럼 날짜와 항공예약정보가 있어야겠네요.

- 시선은 왼쪽에서 오른쪽으로 흐르므로, 출발을 왼쪽, 도착을 오른쪽으로 합니다. 그 행에 항공사 정보도 모두 기재합시다.

- 장거리 출장의 경우, 출국하면서 하루를 얻고 귀국하면서 하루를 잃는 경우도 많으니 일시는 여행자 위치 위주로 합니다.

- 아래는 그 예시가 되겠습니다. 2010년대 실제 일정입니다.

출장일정표는 항상 시간과 공항내역 잘 확인해야합니다.

2) 전시회 미팅내역 보고

 

전시회 미팅내역의 경우, 미팅업체, 미팅담당, 연락처, 이메일, 주요협의내역 등이 모두 기재되어야 합니다.

워드에서는 구현하기 힘든 상세사항이 여기선 가능하게 되지요.

그럼 미팅내역표에는 어떤 것이 정리가 되어야 할까요?

 

출력은 A3로 해야할겁니다.

3) 작업팁

엑셀 작업시 셀 안에서 한칸 아래로 늘려서 내리고 싶을 때 : Alt+ENTER

이거 알면 좀 편해집니다.

인쇄시 상하좌우 여백조정 : 이거 숫자로 바꾸기 어려운거 아시지요?

저는 아래 캡쳐화면 두개의 버튼 중 왼쪽 것을 누릅니다. (미리보기 오른쪽 하단에 있습니다.)

그러면 인쇄미리보기 화면에 상하좌우 조정 점선이 생긴 것 보이실 겁니다. 그걸로 사이즈 조절하세요.

내용이 많으면 "한 페이지에 모든열 맞추기" 권장합니다. 여러장이 나오지만 보기에 낫습니다.

왼쪽 버튼을 선택해서 누르세요

이거 모르는 분들도 상당하더라구요 ㅎㅎㅎ

다음 시간엔 함수 몇가지 제가 잘 쓰고 있는 걸로 보여드리겠습니다.

엑셀로 여러가지 할 수 있는데, 좀 필요한 것만 좀 하고 싶어서요 ㅎ